Imprévus

Procédure – Gestion des imprévus :

Modifications, reports ou annulations de sessions de formation

 

1. Objectif

Cette procédure a pour objectif de définir les modalités de gestion des imprévus pouvant impacter le déroulement des actions de formation, notamment les modifications, reports ou annulations de sessions, afin de garantir l’information des parties prenantes, la continuité pédagogique et la traçabilité des décisions.

2. Champ d’application

La présente procédure s’applique à l’ensemble des sessions de formation organisées par l’organisme, en présentiel, distanciel ou hybride.

3. Types d’imprévus concernés

• Indisponibilité du formateur (maladie, empêchement majeur)
• Nombre insuffisant de participants
• Problème logistique ou technique (salle, matériel, connexion)
• Cas de force majeure (intempéries, crise sanitaire, évènement exceptionnel)
• Demande exceptionnelle du client ou du financeur

4. Analyse de la situation

Dès qu’un imprévu est identifié, le responsable de formation analyse :

• La nature de l’imprévu
• L’impact sur la session (contenu, durée, participants)
• Les solutions possibles permettant le maintien ou l’adaptation de la formation.

5. Décisions possibles

• Selon l’analyse, l’organisme peut décider :
• Une modification de la session (changement de date, d’horaires, de formateur ou de modalités)
• Un report de la session à une date ultérieure
• Une annulation de la session si aucune solution satisfaisante ne peut être mise en œuvre.

6. Information des parties prenantes

Les stagiaires, clients, financeurs et formateurs sont informés dans les meilleurs délais par tout moyen approprié (courriel, téléphone, plateforme de formation). Les informations transmises précisent la nature de l’imprévu, la décision prise et les solutions proposées.

7. Mesures d’accompagnement

Selon la situation, l’organisme propose :

• Une nouvelle date de session
• Un repositionnement sur une autre session équivalente
• Une solution alternative (distanciel)
• Le cas échéant, les modalités de remboursement ou de non-facturation.

8. Traçabilité

Toute modification, report ou annulation fait l’objet d’une traçabilité formalisée :

• Courriels ou courriers d’information
• Mise à jour des plannings et dossiers administratifs
• Enregistrement dans le suivi pédagogique et administratif.

9. Archivage

Les documents relatifs aux imprévus sont archivés dans le dossier de la session conformément aux exigences réglementaires et qualité.